KALTARAUPDATE.COM – Kelurahan Pamusian, Kota Tarakan, berhasil mencatatkan prestasi di tingkat nasional melalui inovasi pelayanan administrasi berbasis digital bernama SIPAHAM (Sistem Pelayanan Administrasi Kelurahan Pamusian).
Inovasi yang memanfaatkan barcode dan QR-Code tersebut menjadi salah satu faktor yang mengantarkan Kelurahan Pamusian meraih Juara III Lomba Kelurahan Berprestasi Tingkat Nasional Regional pada 2024.
Lurah Pamusian, Adi Aryanto, menjelaskan SIPAHAM merupakan sistem pelayanan administrasi yang dirancang untuk memudahkan masyarakat mengurus berbagai keperluan administrasi tanpa harus selalu datang ke kantor kelurahan.
“SIPAHAM ini kemarin ya sistem pelayanan administrasi Kelurahan Pamusian,” ujarnya.
Menurut Adi, layanan tersebut dibuat berbasis digital sehingga masyarakat dapat mengakses pelayanan cukup melalui barcode yang telah disediakan pihak kelurahan.
“Jadi ini kita berbasisnya jadi warga tidak perlu lagi capek-capek ke kelurahan. Misalnya ada yang ingin mengajukan pelayanan, bisa melalui form Google yang sudah diselesaikan di barcode itu. Atau juga mungkin langsung ke nomor WA yang disampaikan melalui kepala lingkungan,” katanya.
Melalui sistem tersebut, warga hanya perlu mengisi formulir secara daring sesuai jenis pelayanan yang dibutuhkan.
“Itu mereka cukup mengisi Google Form, dokumentasi apa saja. Misalnya mau mengajukan permohonan apa, silakan sesuaikan dengan persyaratannya,” ujarnya.
Setelah formulir masuk, data yang dikirim masyarakat akan diverifikasi terlebih dahulu oleh operator kelurahan sebelum diproses lebih lanjut.
“Nanti akan diteliti operator. Diteliti operator, dibuatkan, diisi dengan dokumen-dokumen yang sesuai,” jelasnya.
Untuk mempercepat proses pelayanan, dokumen yang telah selesai diproses kemudian ditandatangani menggunakan sistem Tanda Tangan Elektronik (TTE).
“Nanti tanda tangannya melalui TTE, tanda tangan elektronik,” katanya.
Dokumen yang telah selesai dapat langsung dikirim dalam bentuk digital kepada pemohon tanpa harus datang ke kantor kelurahan.
“Nanti kemudian bisa kita kirimkan melalui PDF, atau yang bersangkutan misalnya mau, mungkin nggak ada printer di rumah bisa print di sini ngambil,” ujarnya.
Menurut Adi, masyarakat tetap memiliki pilihan untuk datang ke kantor kelurahan apabila membutuhkan dokumen dalam bentuk fisik.
“Tapi pada umumnya mereka harus datang ke sini tetap Pak? Pada akhirnya ketika mereka betul-betul ingin membutuhkan secara hard copy, tapi misalnya mereka hanya butuh soft copy saja, kita sampaikan melalui WA saja,” katanya.
Dengan sistem tersebut, warga tidak lagi diwajibkan datang langsung ke kantor kelurahan untuk setiap pengurusan administrasi.
“Nggak harus datang ke sini,” ujarnya.
Adi mengatakan tujuan utama SIPAHAM adalah memberikan kemudahan pelayanan kepada masyarakat yang memiliki kesibukan dan keterbatasan waktu.
“Memudahkan berarti mereka cukup mengisi Google Form saja. Mereka namanya siapa, alamat di mana, mereka mau mengajukan permohonan apa, sesuaikan permohonan misalnya pengantar apa, ya kita sesuaikan dengan persyaratan yang disesuaikan,” jelasnya.
Sebagai syarat administrasi, masyarakat juga diminta mengunggah dokumen pendukung yang diperlukan melalui sistem tersebut.
“Iya mereka upload di foto. Itulah dasar kami untuk menerbitkan,” katanya.
Untuk memastikan keabsahan dokumen yang diajukan, Kelurahan Pamusian tetap menerapkan mekanisme verifikasi melalui surat pengantar RT.
“Karena kan ada pengantar RT-nya Mbak,” ujarnya.
Surat pengantar RT yang diunggah pemohon juga menjadi salah satu instrumen pengecekan apabila ditemukan keraguan terhadap dokumen yang diajukan.
“Pengantar RT itu kan juga di-copy, difoto juga itu pengantar RT. Pengantar RT kan sejujurnya kalau kita bisa pastikan pengantar RT itu asli atau mungkin ada yang kabur, kita bisa hubungin ke pengantar RT-nya,” katanya.
Menurut Adi, langkah tersebut menjadi salah satu bentuk pengamanan dalam sistem pelayanan digital yang diterapkan.
“Salah satu safety-nya seperti itu sih,” ujarnya.
Dibandingkan pelayanan konvensional yang mengharuskan warga datang langsung ke kantor kelurahan, SIPAHAM dinilai jauh lebih efektif dan efisien.
“Ya sebenarnya lebih efektif. Ini sih ibaratnya kalau misalnya mereka kan kebanyakan, masyarakatnya mungkin ada kesibukan lain. Mereka pas lagi kerja masih bisa melalui itu aja kan bisa nyaman,” katanya.
Ia menilai sistem tersebut mampu menghemat waktu masyarakat karena seluruh proses awal dapat dilakukan dari mana saja.
“Nggak perlu siapin, harus mengeluarkan waktu pergi ke sini aja gitu kan. Habis waktu itu sih. Lebih efektif sebenarnya,” ujarnya.
Inovasi SIPAHAM sendiri mulai diterapkan Kelurahan Pamusian sejak tahun 2024 dan menjadi salah satu program unggulan yang diikutsertakan dalam penilaian Lomba Kelurahan Berprestasi.
Adi menjelaskan, inovasi pelayanan digital tersebut menjadi salah satu nilai tambah yang berhasil menarik perhatian tim penilai hingga mengantarkan Kelurahan Pamusian melaju sampai tingkat nasional.
“Ini juga masuk di inovasi kelurahan. Bisa mengantarkan kami kemarin juara 3 lomba kelurahan berprestasi di tingkat regional atau nasional,” ujarnya.
Prestasi tersebut diraih melalui proses seleksi berjenjang mulai dari tingkat kecamatan, kota, provinsi hingga nasional.
“Itu kemarin tahun 2024. Di bulan September atau November kalau nggak salah. Itu jenjangnya dari tingkat kecamatan, kemudian tingkat kota, tingkat provinsi, dan juga tingkat nasional,” jelasnya.
Menurut Adi, tahapan penilaian berlangsung sepanjang tahun dengan jadwal yang berbeda di setiap tingkatan.
“Jadi kalau nggak salah itu mulai dari bulan April itu tingkat kecamatan, bulan Juni tingkat kota, bulan Agustus itu tingkat provinsi, September itu kalau nggak salah tingkat nasional, tapi per regional,” katanya.
Keberhasilan menembus tingkat nasional sekaligus menjadi sejarah baru bagi Kelurahan Pamusian.
“Untuk Kelurahan Pamusian yang sampai di tingkat nasional itu baru pertama,” ujarnya.
Adi menyebut sebelumnya ada kelurahan lain di Kota Tarakan yang juga pernah mewakili Kalimantan Utara dalam ajang serupa.
“Tapi untuk yang sebelumnya tahun 2023 itu Kelurahan Kampung Satu mewakili Provinsi Kaltara itu di Harapan 1 kalau nggak salah,” katanya.
Meski telah meraih prestasi tingkat nasional, Adi memastikan inovasi SIPAHAM akan terus dipertahankan dan dikembangkan sebagai bagian dari pelayanan publik di Kelurahan Pamusian.
Namun untuk ajang Lomba Kelurahan Berprestasi, Kelurahan Pamusian tidak dapat langsung kembali mewakili Kalimantan Utara pada tahun berikutnya karena harus memberikan kesempatan kepada kelurahan lain.
“Kalau 2025 karena kita sudah menang tingkat nasional, biasanya diperkenankan dua tahun berturut-turut mengikut. Karena harus memberi kesempatan kelurahan atau desa lain di masing-masing provinsi,” katanya.
Menurut Adi, peluang Kelurahan Pamusian untuk kembali mengikuti kompetisi tersebut kemungkinan baru terbuka pada 2027 mendatang.
“Di 2027 kayaknya,” pungkasnya. (Advetorial)
Discussion about this post