KALTARAUPDATE – Kelurahan Sebengkok, Kecamatan Tarakan Tengah, terus berupaya memberikan pelayanan publik yang lebih cepat dan mudah bagi masyarakat. Salah satu langkah yang dilakukan adalah dengan memanfaatkan sistem persuratan digital Srikandi dalam proses administrasi pemerintahan.
Lurah Sebengkok, Dhimas Clara Permana, mengatakan pihaknya pada prinsipnya berupaya memberikan pelayanan sesuai standar operasional prosedur (SOP) yang telah ditetapkan.
Menurutnya, masyarakat yang membutuhkan pelayanan administrasi tidak perlu bingung mengenai persyaratan karena informasi mengenai dokumen yang harus disiapkan telah tersedia dan dapat dilihat oleh masyarakat.
“Sebenarnya kalau program andalan di sini, andal semua di sini ya. Adanya, kami sesuai SOP saja, maksudnya segala pelayanan yang untuk kami, insyaallah kami akan layani begitu dengan cepat,” ujar Dhimas.
Ia menyebut pelayanan yang diberikan Kelurahan Sebengkok mencakup berbagai kebutuhan administrasi masyarakat, mulai dari urusan persuratan hingga pelayanan yang berkaitan dengan perizinan.
“Masalah persuratan, perizinan, itu bisa langsung ke sini. Semua sudah terpampang, SOP apa yang harus disiapkan, apa yang dibutuhkan,” jelasnya.
Dengan informasi persyaratan yang sudah tersedia, masyarakat diharapkan dapat datang ke kantor kelurahan dalam kondisi dokumen yang sudah lengkap sehingga proses pelayanan tidak perlu berulang kali dilakukan.
Gunakan Srikandi untuk Persuratan
Salah satu perubahan dalam pelayanan administrasi di Kelurahan Sebengkok adalah penggunaan aplikasi Srikandi untuk persuratan.
Dhimas mengatakan sistem tersebut digunakan dalam proses penerbitan berbagai surat yang menjadi kewenangan kelurahan.
“Dan kami sekarang pakai Srikandi, segala surat ya pakai Srikandi,” katanya.
Menurutnya, penggunaan sistem tersebut membantu proses administrasi surat menjadi lebih terarah dan cepat.
“Surat juga insyaallah bisa cepat lah, tidak ada hambatan lah,” ujar Dhimas.
Ia menjelaskan bahwa Srikandi bukan hanya digunakan oleh Kelurahan Sebengkok, tetapi merupakan sistem persuratan yang digunakan secara luas dalam lingkungan Pemerintah Kota Tarakan.
“Ya kalau Srikandi sebenarnya, semua seluruh Pemkot pakai surat itu, persuratan seluruh Pemkot pakai itu,” jelasnya.
Salah satu contoh pelayanan yang dapat diproses melalui sistem tersebut adalah penerbitan surat keterangan tidak mampu.
Dhimas menjelaskan, masyarakat yang membutuhkan surat tersebut cukup datang ke kelurahan dengan membawa persyaratan sesuai ketentuan.
“Kalau kami mengeluarkan surat, misalnya surat keterangan tidak mampu, kami lewat sistem,” katanya.
Dengan mekanisme tersebut, masyarakat tidak perlu menunggu proses administrasi secara manual dari awal hingga akhir.
“Jadi masyarakat tinggal datang, memberikan apa namanya ini, sesuai SOP ya, persyaratannya sudah lengkap semua, mereka bisa pulang,” ujar Dhimas.
Setelah proses administrasi selesai, surat yang dibutuhkan kemudian dapat dikirimkan kepada masyarakat.
“Nanti kami kirimkan surat rekomendasinya, atau surat keterangannya itu,” lanjutnya.
Menurut Dhimas, pola pelayanan tersebut menjadi salah satu cara kelurahan memberikan kemudahan kepada warga, terutama dalam mengurangi waktu tunggu masyarakat di kantor.
Bayar PBB Tak Lagi Melalui Kelurahan, Warga Bisa Gunakan Bank hingga Transfer
Selain pelayanan persuratan, Kelurahan Sebengkok juga melayani sejumlah urusan masyarakat lainnya, termasuk berkaitan dengan Pajak Bumi dan Bangunan (PBB).
Namun, untuk proses pembayaran PBB, masyarakat tidak lagi melakukan pembayaran melalui kantor kelurahan.
Dhimas menjelaskan, dokumen PBB sebelumnya disampaikan terlebih dahulu kepada ketua RT untuk kemudian diteruskan kepada masyarakat.
“PBB melalui RT,” katanya.
Menurutnya, dokumen PBB yang telah diterima kelurahan akan dikumpulkan dan diserahkan kepada masing-masing ketua RT.
“Kan melalui RT nih, kita sebar ke… kita panggil RT-nya untuk ngambil. Nanti RT yang menyebarkan ke warganya,” jelasnya.
Sementara untuk pembayaran, masyarakat kini memiliki sejumlah pilihan.
Jika sebelumnya masyarakat masih mengenal pembayaran melalui kelurahan, saat ini mekanisme pembayaran diarahkan langsung melalui kanal pembayaran yang tersedia.
“Kalau dulu kan kalau nggak salah ada kelurahan bisa menerima. Sekarang nih kelurahan ada nggak Pak? Dapat tugas penunjukan? Oh enggak. Sekarang langsung ke bank,” ujar Dhimas.
Ia menilai sistem pembayaran saat ini semakin mudah karena masyarakat tidak harus datang langsung ke bank secara fisik.
“Sekarang kan ya mudah sekali ya. Kita bayar pakai QRIS, pakai transfer, ke bank juga bisa,” katanya.
Dengan berbagai pilihan tersebut, warga dapat memilih metode pembayaran yang dianggap paling mudah dan sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
“Jadi terserah warga mau pakai cara yang…” ujar Dhimas.
Pelayanan Dibagi Berdasarkan Seksi
Dhimas menjelaskan, pelayanan di Kelurahan Sebengkok tidak hanya berkaitan dengan urusan surat-menyurat.
Masing-masing kebutuhan masyarakat ditangani berdasarkan bidang atau seksi yang ada di kelurahan.
Untuk urusan pemerintahan, masyarakat dapat memperoleh pelayanan melalui seksi pemerintahan.
“Kalau masalah penunjang curhat minta tadi, ya sudah pasti di sini. Kemudian terkait masalah… itu di seksi pemerintahan ya, seksi pemerintahan,” jelasnya.
Sementara persoalan yang berkaitan dengan ketenteraman dan ketertiban umum ditangani oleh seksi terkait.
“Terus ada di seksi trantibum, itu seperti tadi, kalau ada konflik-konflik sosial, terus ada bencana-bencana, itu kami melayani di seksi trantibum,” ujarnya.
Artinya, masyarakat yang menghadapi persoalan sosial maupun kejadian bencana di wilayah Sebengkok dapat berkoordinasi melalui bagian tersebut.
Selain itu, terdapat pula seksi pemberdayaan masyarakat yang memiliki cakupan pelayanan cukup luas.
“Kemudian ada di seksi pemberdayaan, ini yang paling banyak,” kata Dhimas.
Menurutnya, bidang pemberdayaan banyak bersentuhan langsung dengan kebutuhan masyarakat, terutama terkait program bantuan dan pemberdayaan.
“Berkait apa namanya itu, bantuan-bantuan kemasyarakatan ya, maupun juga pemberdayaan masyarakat, itu semuanya ada di situ,” jelasnya.
Keterbatasan SDM Jadi Tantangan Pelayanan Kelurahan Sebengkok
Di tengah upaya memberikan pelayanan cepat kepada masyarakat, Kelurahan Sebengkok masih menghadapi tantangan dari sisi sumber daya manusia (SDM).
Dhimas mengatakan jumlah petugas yang tersedia belum sepenuhnya ideal untuk menangani seluruh kebutuhan pelayanan masyarakat.
Di bagian pelayanan depan dan seksi pemerintahan, terdapat petugas yang menangani masyarakat secara langsung.
“Kalau kami kalau di depan ya, di meja pelayanan, di seksi pemerintahan, itu ada satu orang,” ungkapnya.
Selain petugas di meja pelayanan, terdapat pula dua orang yang bertugas menangani administrasi.
“Terus ada dua sebagai petugas administrasinya. Ada tiga orang ya,” jelas Dhimas.
Namun, keterbatasan paling terasa berada di seksi pemberdayaan masyarakat.
“Kami yang kurang ini ada di seksi pemberdayaan. Karena hanya satu kepala seksi saja,” katanya.
Kondisi tersebut membuat kebutuhan tambahan SDM masih menjadi perhatian pihak kelurahan.
“Masih kurang berarti? Masih kurang. Masih butuh tambahan lagi, Pak ya? Masih butuh tambahan, butuh tambahan SDM,” ujarnya.
Menurut Dhimas, tambahan personel dibutuhkan agar pelayanan masyarakat, khususnya yang berkaitan dengan pemberdayaan dan persoalan sosial, dapat berjalan lebih optimal.
Dibantu Satu Personel dari Dinsos
Meski masih kekurangan SDM, Kelurahan Sebengkok mendapatkan dukungan personel dari Dinas Sosial.
Dhimas mengatakan terdapat satu orang tenaga yang diperbantukan untuk membantu pekerjaan di kelurahan, khususnya pada bidang yang berkaitan dengan pemberdayaan masyarakat dan persoalan sosial.
“Alhamdulillahnya dibantu dari Dinas Sosial, jadi ada P3K, Dinas Sosial yang diperbantukan di kelurahan,” jelasnya.
Kelurahan Sebengkok mendapatkan satu personel tambahan dari Dinas Sosial.
“Kami dapat satu orang, alhamdulillah orang Sebengkok juga,” katanya.
Menurut Dhimas, keberadaan personel tersebut sangat membantu pekerjaan kelurahan karena sudah memahami karakteristik masyarakat setempat.
“Orangnya rajin juga, ya alhamdulillah, sudah biasa. Sangat membantu,” ujarnya.
Ia mengatakan personel tersebut juga sudah terbiasa menangani pekerjaan yang berkaitan dengan pemberdayaan, persoalan sosial maupun berbagai program bantuan masyarakat.
“Sangat membantu sekali. Tapi sudah biasa dengan masalah pemberdayaan, masalah sosial, bantuan-bantuan, bantuan-bantuan segala macam, sudah biasa. Alhamdulillah terbantu,” kata Dhimas.
Pelayanan Cepat, Tapi Tetap Sesuai SOP
Dengan pemanfaatan sistem digital dan dukungan personel yang ada, Kelurahan Sebengkok berupaya memastikan pelayanan masyarakat tetap berjalan sesuai prosedur.
Dhimas menegaskan bahwa kecepatan pelayanan tetap harus dibarengi kelengkapan persyaratan. Masyarakat yang datang dengan dokumen sesuai SOP akan lebih mudah mendapatkan pelayanan tanpa harus bolak-balik ke kantor kelurahan.
Pemanfaatan Srikandi juga menjadi bagian dari proses digitalisasi administrasi agar surat yang dikeluarkan dapat diproses melalui sistem.
Sementara untuk pelayanan lainnya, masyarakat diarahkan ke seksi yang sesuai dengan kebutuhan, mulai dari pemerintahan, ketenteraman dan ketertiban umum hingga pemberdayaan masyarakat.
Di tengah keterbatasan SDM, dukungan tenaga dari Dinas Sosial menjadi salah satu bantuan penting bagi Kelurahan Sebengkok.
Dhimas berharap ke depan kebutuhan personel dapat semakin terpenuhi sehingga pelayanan kepada masyarakat dapat semakin maksimal.
Bagi Kelurahan Sebengkok, pelayanan publik bukan hanya soal menyediakan loket bagi masyarakat, tetapi juga memastikan setiap kebutuhan warga dapat diarahkan ke bagian yang tepat, persyaratan dapat diketahui sejak awal, serta proses administrasi dapat diselesaikan secara lebih cepat dengan dukungan sistem digital. (Advetorial)
Discussion about this post